Zaakgericht werken en vervanging zaaksysteem
Het huidige zaaksysteem moet vanwege aanbestedingsregels uiterlijk in 2027 zijn vervangen.
Om op een goede en effectieve manier met een nieuw zaaksysteem te gaan werken, is nodig dat collega's beter vertrouwd raken met het waarom, wat en hoe van zaakgericht werken. Als we met de huidige manier van werken straks een ‘mijn Raalte’ omgeving openzetten (Podium D - Portaal), krijgt de inwoner deels niet kloppende informatie te zien doordat collega's de informatie niet goed bijgewerkt hebben in het zaaksysteem. Ook kan het voorkomen dat ongewenste informatie zichtbaar wordt voor inwoners (bijvoorbeeld persoonlijke aantekeningen van de ambtenaar die in de zaak zichtbaar is).
Voorgesteld wordt om € 150.000 per jaar in 2025 en 2026 en € 75.000 voor 2027 op te nemen in de begroting.
Extra capaciteit klantportaal 2,11 fte
Er is op dit moment onvoldoende formatie om de werkzaamheden bij klantportaal kwalitatief voldoende uit te voeren. De dienstverlening staat onder druk en de ervaren werkdruk is hoog. Bij berekening van benodigde formatie om gedurende onze openingstijden bereikbaar te zijn is 1,7 fte nodig boven de huidige formatie. Deels is deze al ingevuld, maar daar zijn voor 2025 en verder geen middelen voor. Om extra taken (chat, social media, verloren/gevonden) op huidig niveau te houden, is nog eens 0,41 fte nodig. We vragen deze uitbreiding incidenteel aan, zodat we de tijd hebben een structurele oplossing te vinden.
Voorgesteld wordt om € 139.260 per jaar in 2025 en 2026 op te nemen in de begroting.
Vooronderzoek scannen akten Burgerlijke stand
De wet Elektronische dienstverlening burgerlijke stand is van kracht per 1-1-2020. De verwachting is dat hieruit binnen enkele jaren een wettelijke verplichting tot digitalisering van bestaande akten BS komt. Om dit tijdig te kunnen uitvoeren moet een vooronderzoek plaatsvinden, zodat we in 2026 kunnen overgaan op uitvoering hiervan.
Voorgesteld wordt om eenmalig € 50.000 inhuurbudget en € 12.500 voor overhead op te nemen in de begroting.
Historische archieven
Elke gemeente is verplicht om informatie ouder dan 20 jaar over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Voor de gemeente Raalte is dat tot op heden niet formeel geregeld. Formele overbrenging is een van de aandachtspunten van de provinciaal archiefinspecteur in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht.
Om de overbrenging alsnog te realiseren, is een inhaalslag in het inventariseren van de historische archieven van de gemeente Raalte en de voormalige gemeente Heino nodig. Het betreft de periode van 1811 tot de samenvoeging in 2001. Het gaat in totaal om circa 475 meter permanent te bewaren archief, waarvan 450 meter nog niet is geïnventariseerd. De inventarisatie vereist specialistische kennis.
Bijkomend voordeel van de inventarisatie is dat de informatie door onderzoekers en andere geïnteresseerden doorzoekbaar is. Door de inventarissen van de historische archieven online te plaatsen, maken we zelfstandig onderzoek naar de geschiedenis van de gemeente Raalte mogelijk.
Archieven die niet formeel zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats vallen juridisch onder de Wet open overheid, wat betekent dat alle informatie in die archieven opvraagbaar is. Er zitten echter ook stukken in het archief waarvan we de openbaarheid willen beperken. Om specifieke stukken te kunnen uitzonderen van openbaarheid, moet de informatie eerst gedetailleerder zijn beschreven.
Daarnaast is het mogelijk dat we bij toetsing in het kader van Interbestuurlijk toezicht vanuit de provincie een oranje aantekening krijgen.
Voorgesteld wordt om € 202.500 voor 2025 en € 64.800 voor 2026 op te nemen in de begroting.